İÇİNDEKİLER

ÖZET

GİRİŞ

1.KKP TEMEL KAVRAMLARI

2.KKP SİSTEMLERİNE GEÇİŞTE İŞLETMEDEN KAYNAKLANAN PROBLEMLER

2.1. Yeni Bir Sisteme Geçişin Zor Olması
2.2. Verilerin Sisteme Doğru ve Zamanında Girilmemesi
2.3. Çalışanların Direnç Göstermesi
2.4.Kurumsal Kaynak Planlaması Kültürünün Anlaşılamaması
2.5. Tasarım Ve Kurgu Hataları
2.6. Kullanıcıların Yanlış Belirlenmesi
2.7. Eğitimlere ilgisizlik
2.8. Hedeflerin Ve İsteklerin Net Olarak Belirlenmemesi
2.9. Proje Planı Oluşturulmaması Veya Oluşturulan Plana Uyulmaması
2.10. Yanlış Yazılım Seçimi
2.11. İş Süreçlerinin Düzgün İfade Edilememesi
2.12. Proje Ekibinin Yanlış Seçilmesi
2.13. Maliyetleri Öngörememe
2.14. Üst Yönetim Katılımının Olmaması
2.15. Yeni Sistemle Beraber Eski Sistemin De Kullanılmaya Devam Edilmesi

3.KKP SİSTEMLERİNE GEÇİŞTE YAZILIM VEYA DANIŞMANDAN KAYNAKLANAN PROBLEMLER

3.1. Kullanıcı Eğitimlerinin Ve Alıştırmalarının Yetersizliği
3.2. Modifikasyonların Sistemin Kurgusuna Zarar Vermesi
3.3. Ek Yazılımların Sisteme Uyum Sağlayamaması
3.4. Yetersiz Danışmanlık Desteği
3.5.Yazılım Yetersizliği Ve Hataları

4.KKP SİSTEMLERİNE GEÇİŞTE KKP SİSTEMİNİN YAPISINDAN KAYNAKLANAN PROBLEMLER

4.1. KKP Sisteminin Esnek Olmayan Standart Yapısı
4.2 Yazılım Sisteminin Karmaşık Olması
4.3. KKP Sisteminin Çok Fazla Veriye Ve Parametreye Gereksinim Duyması
4.4. KKP Sisteminde Yapılması Gereken Çok Fazla İş Olması
4.5. KKP Sisteminin Girilen Verilerin %95 Civarında Doğru Olmasını Gerektirmesi
4.6. Kurulum Süresinin Uzun Olması

5. SONUÇ

ÖZET

Anahtar Kelimeler: ERP, Enterprise Resource Planning, Kurumsal Kaynak Planlaması, MRP, Material Resource Planning, Malzeme İhtiyaç Planlaması, MRP II, Manufacturing Resource Planning, Üretim Kaynak Planlaması

Kurumsal kaynak planlaması projeleri işletmeler için en maliyetli ve uygulanması en zor projelerden biridir. Dünya üzerinde başarılı uygulama yüzdesi oldukça düşüktür. Başarısız projelerin en önemli nedenlerinden biri de yanlış KKP yazılımı seçimidir. Hatta işletmede seçim sürecinde yer alan karar vericilerin bazıları KKP kavramları konusunda yeterli bilgiye sahip değildir. Başarılı bir KKP uygulaması gerçekleştirebilmek için öncelikle KKP temel kavramları iyi bilinmelidir.

Sunulan bu çalışmada öncelikle KKP tanımı, tarihçesi ve temel kavramları anlatılmış ve ilgili diğer süreçlerden bahsedilmiştir. KKP yazılımlarının karakteristik özellikleri açıklanmış, bir KKP yazılımında olması gereken özellikler tanımlanmıştır. KKP satın alımında karar vericilere yardımcı olabilmek için KKP yazılım kriterleri üzerinde durulmuştur. Çok sayıda KKP sistemi uygulayan firma ziyaret edilmiş ve yaşadıkları sorunlar hakkında bilgi alınmıştır. Şirket araştırmalarına ek olarak çeşitli tezler ve kitaplar incelenmiş ve KKP sistemlerinde karşılaşılan sorunlar anlatılmıştır.

GİRİŞ

Kurumsal kaynak planlaması sistemleri, hem maliyetlerinin yüksek olması hem de işletme kültüründe köklü değişimlere neden olduğundan dolayı işletmeler açısından büyük önem arz etmektedir. KKP sistemlerinin işletmeye birçok getirisi olmasına rağmen uygulama aşamasında karşılaşılan birçok sorundan dolayı başarı oranı önemli ölçüde azalabilmektedir. Bu sorunlara etkili çözümler getirilmediği takdirde sistemin getirileri azalmakta veya katlanılan yüksek maliyetlere rağmen proje tamamlanamamaktadır. KKP sistemleri uygulamalarında karşılaşılan sorunlar 3 kısma ayrılabilir: işletmeden kaynaklanan problemler, yazılım veya danışmanlık firmasından kaynaklanan problemler, KKP’ nin yapısından kaynaklanan problemler. Bu çalışmada KKP temel kavramları anlatıldıktan sonra KKP sistemlerine geçişte karşılaşılan problemler analiz edilmiştir.

1.KKP TEMEL KAVRAMLARI

KKP sistemleri, malzeme ihtiyaç planlaması (MRP) ve üretim kaynak planlamasının (MRP-2) gelişimi sonucu ortaya çıkmıştır. Malzeme İhtiyaç Planlaması üretimde ihtiyaç duyulan malzemelerin satın alma planlarının geliştirilmesinde kullanılan hesaplamalar kümesidir. [1]

Üretim kaynak planlaması (MRP-2) ise bir üretim şirketinin bütün kaynaklarının verimli bir şekilde planlanmasını sağlayan metottur. İş planlama, satış ve operasyonlar (üretim planlama), ana üretim çizelgesi, malzeme ihtiyaç planlaması, kapasite ihtiyaç planlaması gibi her biri birbiriyle ilişkili olan çeşitli fonksiyonlardan meydana gelir. [2]

Kurumsal kaynak planlaması 1990 yılında geliştirilmeye başlanmış, ÜKP de bulunan modüllerden farklı olarak insan kaynakları yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi, depo yönetimi, gibi modülleri içerisinde barındıran ve bu modüller ile bütünleşik olarak çalışan sistemdir. KKP sistemleri, bir organizasyondaki fonksiyonel alanlar arasında verilerin ve verilere dayalı süreçlerin entegrasyonunu sağlayan yapılandırılabilir bilişim sistemleri paketleridir.[3] Genel olarak KKP bir kurumun bütün verilerini entegre bir sistemde toplayan, iş süreçlerinin yönetilmesi ve planlanmasında kullanılan, modüler yapıda tasarlanan yazılım sistemleridir. Bir KKP’ nin temel mimarisi veritabanı katmanı, uygulama katmanı ve grafiksel arayüz katmanından oluşur.

2.KKP SİSTEMLERİNE GEÇİŞTE İŞLETMEDEN KAYNAKLANAN PROBLEMLER

KKP sistemleri uygulamalarında karşılaşılan bazı sorunların temel kaynağı işletmenin kendisidir. İşletme en uygun yazılımı temin etse, çok iyi bir danışmanlık hizmeti alsa bile bazı önemli noktalara dikkat etmediği müddetçe proje sorunsuz uygulanamaz. KKP projelerinin başarısı büyük ölçüde işletmeye bağlıdır. Yapılan araştırmalar KKP sistemleri uygulamalarında karşılaşılan sorunların büyük bir çoğunluğunun işletme kaynaklı olduğunu ortaya çıkarmıştır. İşletmelerin uygulama esnasında dikkat etmesi gereken sorunlara neden olabilecek birçok önemli nokta vardır.

2.1. Yeni Bir Sisteme Geçişin Zor Olması

KKP sistemleri işletmenin işleri yürütme şeklinde köklü değişikliklere neden olur. Sadece kullanılan yazılım değil aynı zamanda iş süreçleri de önemli ölçüde değişir. Aslında olması gereken de budur. Çünkü KKP, bazı işlemleri otomatikleştiren bir yazılım değil işletmenin süreçlerini iyileştirmesine ve kurumsallaşmasına öncülük eden bir sistemdir.

2.2. Verilerin Sisteme Doğru ve Zamanında Girilmemesi

KKP sistemlerinin doğru bir şekilde süreçleri çalıştırıp doğru sonuçlar ve öneriler üretebilmesi için verilerin doğru ve zamanında girilmesi şarttır.

Üretilen ürünlerin kaydını operatör giriyorsa bu işin önemini anlaması çok önemlidir. Gereken ciddiyeti göstermediği taktirde veri tutarsızlıkları ortaya çıkar. Verilerin doğru zamanda girilmesi de çok önemlidir. Özellikle depolar arası stok transferleri işleminde bu konunun önemi daha büyüktür. Sisteme veri girişi yapan kullanıcıların verileri zamanında girmek için büyük gayret göstermesi gerekir.

2.3. Çalışanların Direnç Göstermesi

KKP sistemlerinin başarısında insan faktörü çok önemlidir. KKP bir yazılım sistemi değildir. Yazılım yardımıyla insanlar tarafından gerçekleştirilen bir yönetim sistemidir. [3] Sistemin etkin bir şekilde çalıştırılıp başarıyla sonuçlandırılabilmesi için kullanıcıların sistemi desteklemesi büyük önem arz eder.

İşletmelerde küçük bir grup KKP sistemine inanır, isteklidir ve destekler. Yine küçük bir grup KKP sistemine inanmaz, direnç gösterir ve eski sistemde ısrar eder. Ortalama %95 civarında büyük bir çoğunluk ise sessiz kalmaktadır. Yani ne desteklemekte ne de karşı çıkmaktadır. İşletmelere düşen bu sessiz çoğunluğu ikna edip projeye desteklerini sağlamak ve karşı çıkanları minimuma indirmektir.[3]

2.4.Kurumsal Kaynak Planlaması Kültürünün Anlaşılamaması

KKP projelerine başlanmadan önce işletmenin tüm çalışanlarına KKP sisteminin ne anlama geldiği, gereklilikleri ve getirileri detaylı olarak açıklanmalıdır. Kullanılacak olan KKP yazılımının eğitimlerinden önce KKP sistemlerinin genel yapısını içeren birtakım eğitimler düzenlenmelidir.

KKP sistemleri işletmenin kendi çalışanları tarafından uygulanması gereken sistemlerdir. Çünkü KKP sistemleri işletmenin kendi ürün ve süreçlerine özel bilgilere ihtiyaç duyar. Uygulama sırasında sorumluluklar, danışmanlar, yazılım sağlayıcıları gibi işletme dışı kişilere yüklenmemelidir. KKP sistemini uygulayacak proje ekibi, sistem canlı kullanıma geçtikten sonra programı kullanacak ekiple aynı olmalıdır. Bu yüzden uygulama aşamasında anahtar prensiplerden birisi de:
UYGULAYICILAR = KULLANICILAR [3]

2.5. Tasarım Ve Kurgu Hataları

KKP sistemleri işletmenin tüm süreçlerini kapsaması gereken projelerdir. İşletmelerde takip edilmesi gereken işler günümüzde çok büyük bir hale gelmiştir. KKP yazılımı bu geniş platformu içine alabilecek şekilde tasarlanmalıdır.
KKP uygulamasında en önemli aşama kurgu aşamasıdır. İşletmenin süreçleri iyi bir şekilde analiz edilerek iş akışları tanımlanmalı, eksik ve hatalı noktalar düzeltilmelidir. Kurgu aşamasında işletmeye özel durumlar da göz önüne alınmalıdır.

2.6. Kullanıcıların Yanlış Belirlenmesi

Kullanıcılar, KKP sistemi uygulamalarının başarı ile sonuçlandırılmasında son derece önemlidir. Programa veri girişi yapan, işlemler yapan, raporlar alan kullanıcılardır. KKP sistemi kullanıcıları hem işletme süreçlerine hakim hem de KKP sistemi eğitimi almış kişilerden seçilmelidir.
Bazı işletmelerde program ilk kullanılmaya başlandığında kayıtlar birine verilip ondan doldurması beklenmekteydi. Bu doğru bir yaklaşım değildir. Eğer verileri işi yapandan başkası girerse bir hata anında hatayı fark etmesi çok zordur. Nerde neyi girdiğini tam bilememektedir. Bu yüzden uygulama aşamasında anahtar prensiplerden birisi de:
KULLANICILAR = İŞİ YAPANLAR

2.7. Eğitimlere ilgisizlik

Bazı kullanıcılar çeşitli nedenlerden dolayı eğitimlere ilgi duymamakta ve eğitimlerin önemini anlayamamaktadır. Bu gibi durumlarda eğitimcilere ve işletme yöneticilerine büyük iş düşmektedir. Eğitimciler eğitimleri monoton ve sıkıcı bir biçimde değil; açık, anlaşılır ve canlı bir üslupla gerçekleştirmelidir. İşletme yöneticileri ise KKP eğitimlerinin ve dolayısıyla KKP sistemlerinin önemini ve getirilerini anlatarak çalışanların eğitimlere ilgi duymasını sağlamalıdır.

2.8. Hedeflerin Ve İsteklerin Net Olarak Belirlenmemesi

Özellikle ülkemizde çoğu firma KKP projelerinde net hedefler koymadan yoluna devam etmektedir. Bu da uygulama süresinin uzamasına ve başarısız sonuçların ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Firma süreleri ve süreçleri net bir şekilde tanımlanmış olan hedefler ortaya koymalıdır. Belirlenen hedefler kolaylıkla ölçülebilen hedefler olmalıdır. Hedefler belirlendikten sonra firmanın ihtiyaçları net bir şekilde tanımlanmalı ve danışmanlara sunulmalıdır.

2.9. Proje Planı Oluşturulmaması Veya Oluşturulan Plana Uyulmaması

KKP proje planı, projeyi zamanında ve başarılı bir şekilde sonuçlandırabilmek amacıyla projeyi yönetmek için kullanılan temel kontrol aracıdır. Proje planı şu özelliklere sahip olmalıdır:
Agresif ama ulaşılabilir.
Günlerle veya haftalarla açıklanabilen.
Projeyi verimli bir şekilde yönetmeye yetecek kadar detaylı olmalıdır.
Görevlendirmeler net bir şekilde açıklanmalıdır. İsimler ve görevler açıkça belirtilmelidir. [3]
Proje planı oluşturulmadan proje yürütülmeye çalışıldığı takdirde proje aşamalarını etkin bir şekilde kontrol etmek mümkün olmaz. Bu durumda herhangi bir sorun ortaya çıktığında sorunun kaynağını bulmak ve soruna çözüm üretmek çok zor olacaktır. Görevler, görevlerin sıraları ve görevlerin süreleri açıkça tanımlanmadığı takdirde proje istenilen sürede gerçekleştirilemez. Proje süresinin uzaması da ek maliyetlere neden olur. Ayrıca belirlenen bu proje planına uyulmadığı zaman süreçler aksar ve proje süresi uzar.

2.10. Yanlış Yazılım Seçimi

İşletmelerin KKP sistemlerine geçişte yaşadığı en önemli sorunlardan biri de işletmenin KKP yazılımı nasıl seçeceğini bilmemesi ve bu seçim sürecini sağlıklı gerçekleştirememeleridir. Seçim aşamasında mutlaka alanında uzman danışmanlardan destek alınmalıdır.

İşletme eğer kendi süreçlerine, kültürüne, yapısına uygun bir KKP seçimi yapmamışsa KKP yazılımının sunduklarıyla işletmenin istekleri uyuşmamaya başlar. En iyi yazılım diye bir kavram KKP sistemlerinde çok da doğru değildir. En uygun kavramı daha çok ön plana çıkmaktadır.

İşletmeler KKP yazılımı satın alma aşamasında şu kriterlere göre yazılımları değerlendirmelidir:

KKP Firmasının Kuruluş Yılı: KKP yazılımını üreten firmanın kuruluş yılı firmanın bu sektördeki tecrübesini gösterdiğinden dolayı çok önemlidir.
KKP Firmasının Bulunduğu Şehir: KKP firmasının veya firmanın bir çözüm ortağının işletmenin bulunduğu şehirde olması göz ardı edilen önemli bir konudur.
KKP Firmasının Çalışan Sayısı: Firma bünyesindeki çalışan sayısı ile firmanın büyüklüğü doğru orantılıdır ve firmanın sürekliliğini de etkiler.
Kullanıldığı Ülke Sayısı: KKP programının birden fazla ülkede kullanılması demek o firmanın ulusları tecrübeye sahip olması demektir.
Referans Sayısı: Bir yazılım birçok firmada kullanılmakta ve kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılamaktaysa sistem doğru çalışmakta ve eksikliklerinin çoğunu tamamlamış demektir. Ancak referans listesindeki işletmelerin profilleri de önemlidir. Sektörü, büyüklüğü, türü yazılımın performansı açısından önemli farklılıklar gösterebilir.
Sektörel Uzmanlıklar: KKP yazılımları standart bir yapıdadır ve işletmelerin çoğunun süreçlerine uyum sağlayacak şekilde tasarlanmıştır. Her ne kadar bazı süreçler ortak olsa da sektörlerin farklılık gösteren birçok özellikleri vardır.
Teknik Destek ve Hizmet: KKP yazılım firmasının sorunlara yaklaşımı büyük önem arz eder. İşletme sorununu KKP firmasına ilettiğinde firmanın çözüm süreci iyi araştırılmalıdır.
Son Kullanıcı Eğitimleri: Kullanıcılar programın kullanımını, özelliklerini ve kapasitesini iyi öğrenmeden etkin bir şekilde kullanamazlar. Firmanın eğitimcilerinin kabiliyetleri, dokümanları ve eğitim anlayışı verilen eğitimin başarılı sonuçlar vermesinde doğrudan etkilidir.
Esneklik ve Modifikasyon İmkanları: Program fabrikaya göre bazı uyarlamalara elverişli olmalıdır. Ancak esneklik sağlanacak derken KKP’ nin ana esaslarından olan “kurumsallık” zarar görmemelidir. İşletme programı kendine uydurma çabaları yerine öncelikle kendi sistemlerini sorgulayarak programa uydurmaya çalışmalıdır. Bu işlemin mümkün olmadığı durumlarda modifikasyonlar tercih edilmelidir.
Ortalama Kurulum Süresi: Kurulum süresi, sunucuya (server) ve istemci (client) bilgisayarlara sistemle ilgili yazılımların kurulması, eski verilerin yeni sisteme aktarımı, sistem kurgusu ve son kullanıcı eğitimlerini içerir. Sistemin aktif olarak kullanılması ile sona erer. Bu süre KKP firmasına göre farklılık gösterebilir.
Kullanıcı Kolaylığı: KKP sistemleri işletmenin tüm süreçlerini kapsadığı ve bütün bölümleri tek bir sistem altında topladığı için karmaşık bir yapıdadır. Arayüzler ergonomik ve anlaşılır tasarlanmamışsa kullanıcı ekranlar arasında kaybolabilir. KKP programının klavye kısayol tuşları içermesi de önemli bir avantajdır. İşletme süreçlerinde birçok form ve rapor kullanılır. KKP programları da zengin bir form ve rapor kütüphanesine sahiptir. Ancak bazı süreçlerde özel raporlara veya formlara ihtiyaç duyulabilir. KKP programları ihtiyaç duyulan formları ve raporları tasarlayabilmek için yeterli altyapıya sahip olmalıdır.
2.11. İş Süreçlerinin Düzgün İfade Edilememesi

KKP danışmanlarının en çok yakındığı konulardan biri işletmenin işi nasıl yaptığını bilmemesidir. İşletme öncelikle iş süreçlerine hâkim olmalı ve her işin nasıl, ne zaman, kim tarafından yapıldığı tanımlanmalıdır.

2.12. Proje Ekibinin Yanlış Seçilmesi

KKP proje ekipleri iki gruptan oluşur. KKP yazılım firmasının proje ekibi ve işletme tarafında yer alan proje ekibi. Bu iki ekip arasındaki uyum çok önemlidir. İşletme tarafında yer alan kişiler iş süreçlerine hakim, uyumlu ve tecrübeli olmalıdır.

2.13. Maliyetleri Öngörememe

KKP projeleri donanım, yazılım lisans, danışmanlık, eğitim, bakım, modifikasyon ve ek yazılım maliyetlerinden oluşur. Araştırmalara göre en erken 8 aydan sonra verim alınmaya başlanmakta ve bu süre 3 yıla kadar uzayabilmektedir.
Yazılım endüstrisi kaynakları araştırmalarına göre yazılım maliyetleri 1’e 8 oranında artabilmektedir. Başka bir deyişle yazılım satın almak üzere firmanın harcadığı her dolar, bu yazılımı yükleme aktivitesi için 8 dolara kadar çıkabilmektedir.[3]

2.14. Üst Yönetim Katılımının Olmaması

İşletmelerde yönetimin desteklemediği bir projenin başarıya ulaşması zordur. Sadece desteklemek de yeterli değildir. İhtiyaç duyulan asıl nokta üst yönetimin projeye aktif katılımının ve liderliğinin tüm çalışanlara açıkça gösterilmesidir. KKP sisteminin gerekliliğine ikna olamamış ve getirdiği kazanımların farkında olmayan yöneticiler projeye aktif katılım eğiliminde olmazlar. Diğer işletmelerde sağlanan başarı hikâyeleri örnek gösterilerek faydaları anlatılmaya çalışılmalıdır.

2.15. Yeni Sistemle Beraber Eski Sistemin De Kullanılmaya Devam Edilmesi

Bazı KKP projelerinde yeni sistemle beraber eski sistemin kullanımına da devam edilmektedir. Bu durumun bazı nedenleri:
Yeni sistemin tam olarak aktif edilememesi
Sistemin tam doğru çalışmaması
Kullanıcıların yeni sisteme alışamaması
Kullanıcıların yeni sisteme güvenememesi
Kullanıcıların yeni sistemi direnç göstermesi olarak ifade edilebilir.
Bu durum birçok sorunu da beraberinde getirmektedir:
Çift sistem demek ek işçilik demektir.
Veri tutarsızlıkları ortaya çıkabilmektedir.
Yeni sisteme tam destek sağlanamaz.
Kurumsallaşma sürecini yavaşlatır.
Veriye anında ulaşamama.
Yeni sisteme geçiş sürecini uzatır.
Entegrasyon sorunları ortaya çıkar.

3.KKP SİSTEMLERİNE GEÇİŞTE YAZILIM VEYA DANIŞMANDAN KAYNAKLANAN PROBLEMLER

KKP sistemleri uygulamalarında karşılaşılan sorunlardan bazıları yazılım veya danışmanlık firmasından kaynaklanmaktadır. Bu tip sorunlar işletmeden kaynaklanan sorunlardan sonra ikinci sırada gelmektedir. Bu bölümde yer alan sorunların bir kısmı yanlış yazılım seçiminden kaynaklanmaktadır. Bazı durumlarda ise işletme kendine en uygun yazılımı seçse bile birtakım sorunlarla karşılaşabilmektedir.
3.1. Kullanıcı Eğitimlerinin Ve Alıştırmalarının Yetersizliği

Çalışanların yeni sistemde başarılı bir şekilde çalışabilmesi için işlerini yürütmek için kullanacakları araçları etkin bir şekilde kullanabilmelidir. Sistemin etkin kullanımını sağlayabilmek için çalışanların eğitimine özen gösterilmelidir. KKP eğitimleri 2 aşamadan oluşmalıdır:
KKP Temel Kavramları Eğitimi: Kullanıcılar KKP sistemini kullanmaya başlamadan önce KKP’nin ne demek olduğunu ve temel kavramlarını öğrenmelidir.
Yeni Sistemin Kullanımı Eğitimi: Kullanıcılar KKP sisteminin temel kavramlarını öğrendikten sonra yeni sistemi nasıl kullanacaklarını öğrenmelidirler.
3.2. Modifikasyonların Sistemin Kurgusuna Zarar Vermesi

Başarılı KKP uygulamaları genelde minimum modifikasyonlar sonucu elde edilmiştir. Modifikasyonlar bilişim maliyetlerinin yükselmesine, kurulum sürelerinin uzamasına, yazılım firmasının sağladığı bakım ve güncelleme imkanlarından yararlanılamamasına sebep olur.[4]

3.3. Ek Yazılımların Sisteme Uyum Sağlayamaması

Ek yazılımlar, ana kurumsal yazılımın veya işletmenin kullandığı eski yazılımın dışında genelde diğer bir yazılımcıdan temin edilen yazılımlardır. İşletmeler ek yazılımları genelde ana yazılımda bulunmayan spesifik fonksiyonlara çözüm getirmek amacıyla tercih eder. [27] Ek yazılım kararları alınırken iyi düşünülmelidir. İstenilen fonksiyonun mevcut programla gerçekleştirilme olasılığı değerlendirilmelidir.

3.4. Yetersiz Danışmanlık Desteği

KKP sistemleri uygulamalarının her aşamasında profesyonel danışmanlığa ihtiyaç duyulmaktadır. Proje esnasında birçok sorunla karşılaşılır ve bu sorunların büyük bir çoğunluğu danışmanlık desteği ile aşılır. Herhangi bir nedenden dolayı danışmanlık desteği aksarsa veya hiç sağlanamazsa işler aksamaya başlar. Danışmanlık desteğinin yetersiz olmasına neden olan başlıca unsurlar:
Kaliteli ve Tecrübeli Olamayan Danışmanların Görevlendirilmesi
Yazılım Şirketinin Farklı Şehirde Bulunması
Yazılım Şirketinin İlgili Sektörde Tecrübesizliği

3.5.Yazılım Yetersizliği Ve Hataları

Yazılım sistemlerinde bir problem yaşanması doğrudan projeyi etkiler. Yazılım seçimi aşamasında hata yapılması durumunda aksaklıkların meydana gelmesi kaçınılmazdır. Ancak bazı durumlarda işletme doğru bir tercih yapmış olsa bile sorunlarla karşı karşıya kalabilmektedir. İşletmeler dinamik bir yapıdadır. Zaman sürecinde sisteme yeni ürünler, müşteriler, malzemeler ve tezgahlar dahil olmaktadır. Süreçlerde sürekli bir değişim ve gelişim görülmektedir. Bu değişim ve gelişmelere yazılım sisteminin de ayak uydurarak gerekli güncellemeleri sağlayabilmesi gerekir. Aksi takdirde gerçekte işleyen süreç ile bilgisayar sistemindeki süreç uyuşmamaktadır.

4.KKP SİSTEMLERİNE GEÇİŞTE KKP SİSTEMİNİN YAPISINDAN KAYNAKLANAN PROBLEMLER

KKP sistemleri uygulamalarında karşılaşılan sorunların bir kısmı ne işletmeden ne de yazılım sağlayıcısından kaynaklanmaktadır. Bazı sorunların kaynağı KKP sisteminin yapısıdır. KKP sisteminin yapısından kaynaklanan sorunları şu şekilde sınıflandırabiliriz:

4.1. KKP Sisteminin Esnek Olmayan Standart Yapısı

KKP sistemleri işletmelerin ihtiyaçları sonucunda tasarlanmış ve işletmelerden gelen geri beslemeler ile sürekli bir gelişim göstermektedir. KKP sistemlerinde birçok uyarlama ve modifikasyon imkanı olmasına rağmen sistemin etkin bir şekilde çalışabilmesi için işletmeler belirli standartlara uymak zorundadır. Ancak çoğu zaman bu standart yapıya uymak işletmeler açısından zor olmaktadır. KKP sisteminin standart yapısına uymak için birçok süreci değiştirmek ve geliştirmek zorundadır. Bu da işletmeye ek işçilik ve zaman gerektirir.

4.2 Yazılım Sisteminin Karmaşık Olması

KKP sistemleri işletmenin tüm süreçlerini kapsadığı için KKP sistemindeki her işlem diğer birçok işlemle bağlantılıdır. İşletmelerde kurulum aşaması tamamlandıktan sonra her şey kendi kendine işleyecek diye düşünülmektedir. Ancak uygulamaya geçince anlaşılmaktadır ki sistem çok karışık ve sistemin öğeleri arasında karmaşık ilişkiler var. Bu yüzden yazılım sisteminin kullanımını öğrenmek kullanıcılar açısından zor olmaktadır.

4.3. KKP Sisteminin Çok Fazla Veriye Ve Parametreye Gereksinim Duyması

KKP yazılımlarında işlemler birbirleri ile sürekli ilişki içerisinde oldukları için girilmesi gereken birçok değer vardır. Danışmanın bir değeri yanlış yere girdirmesi durumunda aylarca sürdürülen çalışma yanlış maliyet hesaplarına yol açabilir. Çok fazla veri girişi yapılması işlem süresini de uzatır ve programın kullanımını zorlaştırarak çalışanların programa alışmasını da geciktirir.

4.4. KKP Sisteminde Yapılması Gereken Çok Fazla İş Olması

Bir işletmede KKP projesine başlanıldığında işletme için en önemli konu KKP projesi olmaktadır. İşletme KKP projesine gereken önemi vererek ihtiyaç duyulan kaynakları ayırmalıdır. KKP projesinin başlamasından itibaren işletmenin yapması gereken birçok iş vardır. Özellikle proje ekibinin en önemli işi KKP sisteminin uygulanmasıdır. KKP projesini hayata geçiren bir işletmeyi, ihtiyaç ve süreç analizi, yazılım seçimi, yazılım modifikasyonu ve geliştirme, veri entegrasyonu, son kullanıcı eğitimleri, iş süreçlerinin geliştirilmesi gibi birçok zahmetli ve zaman alıcı işler beklemektedir.

4.5. KKP Sisteminin Girilen Verilerin %95 Civarında Doğru Olmasını Gerektirmesi

KKP sistemlerini çalıştırabilmek için birçok veriye ihtiyaç vardır. Bu verileri iki gruba ayırabiliriz: affedilebilen ve affedilemeyen veriler. Affedilebilen verilerin kesin doğru olması gerekmez. Affedilemeyen hatalarda ise çok küçük oranlarda hata kabul edilebilir. Bu tür verilerin doğruluk derecesinin çok yüksek olması gerekmektedir. Eğer istenen doğruluk derecesinde olmazsa KKP sistemine zarar verebilir.

Affedilemeyen veriler: [3]
Stok verileri. Stok verilerinin en az %95 oranında doğru olması gerekmektedir.
Açık siparişler ve açık satın alma emirleri.
Ürün ağaçları. Ürün ağacında yer alan malzemeler, malzeme miktarları ve ürün seviye verilerinin %98 oranında doğru olması gerekmektedir.
Rota tanımları. Ürünün üretilmesi için yapılması gereken işlemler, bu işlemlerin sıraları ve iş merkezleri verilerinin en az % 98 oranında doğru olması gerekmektedir.
Müşteri siparişleri.

Affedilebilen veriler:
Malzeme verileri
İş merkezi verileri
Talep tahminleri
4.6. Kurulum Süresinin Uzun Olması

Bir KKP sisteminin işletmenin tüm süreçlerine uygulanması en az bir yıl gibi bir zaman aralığında gerçekleşebilmektedir. Öte yandan bir küçük veya orta ölçekli işletmede bu süre iki yılı aşmışsa o projede yanlış giden bir şeyler var demektir.(s26) Kurulum süresinin bu kadar uzun olması birçok riski de beraberinde getirmektedir. Proje süresi çok uzun olduğu için proje planına uymak daha zor olmaktadır. Proje safhalarının ayrıntılı bir şekilde takibi de zor olmaktadır. İnsanlar projenin sonuçlarını ve kazanımlarını daha erken bir sürede görmek istemektedirler. Bu kadar uzun bir süre geri dönüş almadan bir proje üstüne çalışmak insanlara zor gelmektedir. Kurulum süresinin beklenenden fazla sürmesi nedeniyle çalışanların desteğinin kaybedilmesi sonucu başarısızlıkla sonuçlanan birçok uygulama örneği mevcuttur. Kurulum süresince KKP uygulamasının uzun süreli bir proje olduğu çalışanlara anlatılarak projeye olan inançları ve destekleri kaybedilmemelidir.

5. SONUÇ

Başarılı KKP proje örneklerine rağmen başarısızlık oranı da oldukça fazladır. Bu çalışmada işletmelerin tecrübelerinden, çeşitli tezler ve kitaplardan faydalanılarak işletmelerin KKP sistemlerinde karşılaştığı sorunlar analiz edilmiştir. Yaptığımız araştırmalar sonucunda KKP sistemlerinde karşılaşılan sorunların üç gruptan oluştuğunu belirledik: işletmeden kaynaklanan sorunlar, yazılım veya danışmanlık firmasından kaynaklanan sorunlar, KKP’nin yapısından kaynaklanan sorunlar. İşletmeden kaynaklanan problemler, KKP sistemlerine geçiş aşamasında birçok problemle karşılaşmış işletmelerin, KKP sistemlerine başarılı şekilde geçmiş işletmelerin ve KKP sistemine geçerken bir yazılım almış ancak aldığı yazılımdan başarı elde edemeyerek başka bir yazılıma geçiş yapan işletmelerin uygulamaları incelenerek tespit edilmiştir. Bu aşama ile işletmeler kendi yapılarından kaynaklanan problemleri, KKP yazılımına geçmeden önce öğrenebilecek ve geçişten önce gerekli tedbirleri alabileceklerdir. Yazılım veya danışmandan kaynaklanan problemler yine işletme ve danışman şirketlerle görüşülerek tespit edilmiştir. Bu kategoride işletmelere KKP sistemlerinin başarılı bir şekilde entegre edilmesi için, KKP projesini yürütecek danışman şirketin sahip olması gereken özellikler belirtilerek uygulamayı yürütecek olan danışmanlık şirketinin ve yazılımın seçiminde dikkat edilmesi gereken hususlardan bahsedilmiştir. KKP sisteminin yapısından kaynaklanan problemlerin belirlenmesinde ise işletmeler tarafından en çok tercih edilen KKP yazılımları belirlenerek yazılımın özellikleri incelenmiştir. İncelen özellikler ile yaşanılan problemler karşılaştırılarak bir KKP yazılımında olması gereken temel özellikler belirlenmiştir. Bu aşama ile işletmeler KKP yazılımına geçerken KKP yazılımında olması gereken özellikleri bilerek araştırma yapacaklar ve yapılarına en uygun KKP yazılımını seçebileceklerdir.

KKP sistemleri bir bilgisayar yazılımından daha fazlasıdır. KKP sistemi ile işletmeler bulundukları seviyeden bir üst seviyeye geçebilecekleri en doğru adımı atmaktadırlar. Bu adımı atarken de birçok problemle karşılaşabilmektedirler. Bu problemler daha karşılaşmadan tespit edilip ona göre tedbirleri alınırsa sorunsuz bir geçiş aşaması olabilir. Bu çalışmada bahsedilen problemler ise KKP sistemlerine geçişte yaşanılan en temel problemlerdir. Bu çalışma ile işletmelerden beklentimiz KKP sistemlerine geçmeden önce yaşanılan problemleri sunduğumuz bu çalışmadan faydalanarak görmeleri ve kendilerinin de aynı problemlerle karşılaşmamaları için gerekli önlemleri almalarını sağlamaktır.

KAYNAKLAR

1.Turbide, D. “What Every Manager Needs To Know About MRP”. Manufacturing Systems. Vol. 8. ABI/INFORM Global. p. 46, 1990.

2.Toomey, John W. “Mrp-II: Planning For Manufacturing Excellence”, Chapman and Hall, p. 5, 1996

3.Wallace, Thomas F. And Kremzar, Michael H. “ERP: Making It Happen”, John Wiley & Sons Inc, 2004

4. Somers, T. And Nelson, K. “A Taxonomy Of Players And Activities Across The ERP Project Life Cycle”, The University Of Tampa, USA, 2002

Hazırlayanlar
SAKARYA ÜNİVERSİTESİ
Endüstri Mühendisliği Bölümü
Levent ŞEKER
Sefa DUMAN

Krizde şirketin durumunu koruyarak satış ve müşteri hizmetlerini yüksek düzeyde sürdürmesi önemlidir. Müşteri hizmetlerinin (CRM) etkili bir şekilde yönetilmesi mevcut potansiyelin korunmasına ve CRM kullanımıyla verilen hizmet kapasitesinin artmasıyla yeni müşteriler bulunmasına yardımcı olacaktır.

Dünya çapında yapılan bir araştırmada; iyileşme görülen beş önemli performans kriterine dikkat çekilmektedir:

ERP sistemlerinin uygulanması ile şirketlerin maliyetlerinde ciddi oranlarda azalmalar görülmektedir.

Araştırmaya göre şirket maliyetlerinde en iyi iyileşme aşağıdaki alanlarda olmuştur:

Operasyonel maliyetleri (% 20 indirim),
İdari maliyetler (% 25 azalma),
Zamanında teslimat (% 95 başarı oranı),
Stok seviyeleri (% 20 indirim)
Sipariş doğruluk (% 96 başarı oranı).

Araştırmanın bir diğer verisine göre ERP kullanan şirketlerin % 20’sinden daha fazlasında kurumsal yazılım uygulamasının son sürümüne yükseltme olasılığı vardı.

Ülkemiz şartları göz önüne alındığında ERP kullanan işletmelerin % 20’sinin yenileme yapması oldukça makul bir beklentidir. Ayrıca hala ciddi bir ERP süreci yaşamamış şirketlerin çokluğu düşünülürse ülkemizde ERP pazarının hızlı bir ivmeyle büyümesi çok şaşırtıcı olmayacaktır.

ERP pazarının büyümesinde KOBİ’ler belirleyici olacaktır. Bunun farkında olan büyük ERP Proje üreticileri bu ara pazarda daha fazla yer almak için yeni ürünler geliştirmektedir.

Artık proje kullanıcıları kendilerine akıl hocalığı yapmaya çalışan hantal yapılar yerine işini en pratik ve en sağlıklı şekilde kolaylaştıran sistemlere önem vermektedir.

Memnun müşteri her zaman yeni müşterilere kapı aralamaktadır. Hele ERP Sistemleri gibi başlangıçta soyut olan bir kavramın somutlaşmış şekilde yakın komşu işletmede görülen örneği iş bağlantısını kolaylaştırmaktadır.

Piyasayı doğru okuyan her zaman kazançlı çıkacaktır. Piyasayı okumanın yoluda gereken araştırmaları yapmaktır.

Yazılımı implemente (uyarlayacak) edecek danışmanlık hizmeti maliyeti. (ERP projesi üreticinin kendi personeli tarfından uygulanacaksa bu maliyet projenin lisans rakamı içine dahil olabilir.)

Yazılımın çalışacağı alt yapı maliyeti. (Bilgisayar donanımları, mobil cihazlar…)

İşletmenin bu proje için çalıştıracağı personel maliyeti.

Yapılacak ek geliştirme maliyetleri. (İlk başta iyi projelendirme yapılmadığında büyük olacak maliyettir.)

Çeşitli yol ve konaklama masrafları.

g-Yıllık bakım, destek ve lisans güncelleme maliyeti. (Uzun vadeli düşünüldüğünde büyük rakamlar oluşabilir.)

KOBİ’LERDE ERP UYGULAMALARI ve ERP PROJELERİNDEN İŞADAMLARININ BEKLENTİLERİ

“ERP nedir?” sorusunu sorduğumuz firmaların büyük bir çoğunluğu, yeterli cevabı veremeyeceklerdir. Kısmi cevap verenler de “Bilgisayarda muhasebe kayıtlarını tutmak.” olarak ifade edecekleridir. Bu cevaptan “Sanayi kültürü az gelişmiş şehirlerde (Konya vb.) ERP sistemi çalışmaz veya işletme yöneticileri bu işin üstesinden gelemez.” düşüncesine ulaşmak eksik bir yaklaşım olacaktır. Çünkü muhasebe sistemiyle çalışmaya başladığınız işletme bile bir müddet sonra sizden stok devir hızları, verimli hammadde tüketim oranı, makine kapasite planı ve malzeme ihtiyaç planı gibi bilgileri bu isimler adı altında olmasa da mutlaka bilgi olarak isteyeceklerdir. Bu bilgilere ulaşmak için 3-4 saat ayırıp tek tek verileri bulup işlemek vakit kaybı ve iş verimini azaltıcı bir olaydır. Bu işlemlerin ERP sistemi altında daha kolay ve hızlı bir şekilde yapıldığını anlatarak karşı tarafı bilgilendirmek gerekmektedir. İşte bizler (Üst düzey yöneticiler, Mühendisler, Danışmanlar…) bu noktada firmaları yönlendirebilen kişiler olmalıyız. İşletme yönetiminde farkımız bu noktadan sonra daha rahat anlaşılmaya başlanacaktır.

ERP, belli bir büyüklüğe ulaşmış her işletme için mutlak bir ihtiyaçtır. ERP Projesi birebir olarak tüm maliyetlerin/kaynakların takibi noktasında yönlendirici olduğu için bu konu hakkında firmalara yönlendirici bilgiler verilmelidir. Şu ana kadar işletmelerdeki mantık tamamıyla tahminler üzerine yürütülmektedir. Yani karşı firma şu fiyattan satıyor, biz de bu fiyattan satalım mantığı hâkimdir. Firmalar zarar ve kar durumunu ancak ay sonunda kısmi olarak görebilmektedir. Bu zihniyet firmanın önünü görmesini engellemektedir. Kar analizleri, yatırım analizleri varsayımlar üzerine kurulmaktadır. Bunun örneğini iş hayatına atıldığım Konya’da fazlasıyla görmekteyim. “Ayağını yorganına göre uzat.” mantığı Konya’da uygulanan bir söz değildir. Şu an çalıştığım işletme dahi, gerekli analizlerini yaparak yatırım maliyetini oluşturarak kurulmuş bir tesis değildir. Bu plansızlık sonucu 4 yıldır banka borçlarının faizlerini ödemekle uğraşmaktadır. Yani firmaların ERP yazılımına değil, çalışan sistemlere ihtiyacı vardır. Fakat sistemi kuracak olan da kurumsal kaynakların doğru yönetilmesini sağlayan ERP Projeleridir. Ama bu hadi şu sistemi kuralım denebilecek basit bir yapı değildir. Başlangıcı acı, ortası tatlı, sonu belli olmayan uzun bir yoldur. Sabırlı çalışma, insana yatırım, ekip ruhu, doğru danışmanlık hizmeti ve devamlılık sisteme anlam kazandıracaktır.

ERP kurulacak firma ve uygulanacak “ERP” yazılımı çok iyi analiz edilmelidir. Projede alt yapıyı oluşturan yazılımın esnekliği çok önemlidir. ERP Projeleri birebir başka bir firmaya aktarılamaz, mutlaka projeye müdahale edilmesi gerekecektir. İşletmenin analizleri tam ve doğru bir şekilde yapıldığında diğer sorunlar kendiliğinden çözülecektir. Başlangıçta ne istediğimizi bilmek en önemli şarttır. Bir yerden başlayalım da zamanla görürüz ne olacağını deme lüksümüz bulunmamaktadır, bu düşünce işletmenin sürecin başında hata yaptığının diğer bir ifadesidir.

Daha ayrıntılı bilgileri, yaşadığımız tecrübeleri ilerleyen günlerde paylaşmaya devam edeceğiz. Site takipçilerine iş hayatında başarılar dilerim.

Meslek hayatına hazırlanan mühendis adayı, yönetici adayı, teknik personel adayı arkadaşlarımız da üniversite günlerini boşa geçirmezler inşallah. Çünkü diploma özel sektör için çok şey ifade etmiyor. Önemli olan meslek için gereken donanım ve özelliklerin geliştirilmesidir. Kendimizi geliştirmenin en güzel yolu araştıran, hedefi olan, önüne çıkan fırsatları en güzel şekilde değerlendiren kişiler olmamız gerekiyor.

Bu şekilde çok geniş bir kitleye hitap eden sitelerin varlığı mesleki eğitimin, işletme kültürünün gelişimi için ayrıca önemlidir. Öyle bir site düşünün ki işletmesine ERP çözümü arayanlar , ERP Proje üreticileri , sektörde çalışan yöneticiler, öğrenciler kendi ihtiyaçları doğrultusunda faydalanacak. İşte sitemizin içeriği incelenirse herkesin faydalanacağı bilgilerin mevcut olduğu görülecektir. Böyle bir ortamı oluşturan site emektarlarına teşekkür ederiz.

Herkes çalışmaktan, yazmaktan, okumaktan zevk alır inşallah…

Fatih Keçeci

Fatih Keçeci Kimdir:

Selçuk Üniversitesi Endüstri Mühendisliğini bitirdikten sonra Konya Organize Sanayi (KOS) bölgesinde iş hayatına başladı. İlk iş olarak seri üretim yapan tekstil firmasının bant sistemini geliştirerek kalite artışını sağladı. Tekstil sektörünün zor dönem geçirmesi ve işletmenin küçülmesi sonucu başka bir firmaya transfer oldu. İkinci işi kara düzen çalışan cıvata firmasıydı. Bu işletmede öncelikli olarak makine yerleşim planlaması ile dar gelen alanı maksimum kullanılır hale getirdi. Çalışma ortamının iyileştirilmesi ve doğru yönetilmesi doğrultusunda çalışmalar yaptı. Kısa sürede eldeki imkanlar ölçüsünde işletmeyi çalışır bir organizma haline getirdi. Üniversite yıllarından gelen yazılım merakı onu uygulayacağı ERP yazılımının mutfağına girmesine neden oldu. Böylece askere gidene kadar bilişim sektöründe hem proje yazılımı geliştiren ekibe danışmanlık yaptı hem de yazılımın uygulamasında bulundu. Askerlik dönüşü tekrar uygulama alanına döndü. Şu anda büyük bir plastik firmasında yönetici olarak çalışmaktadır. Bir müddet mesai arkadaşlığı da yaptığımız Fatih Bey’e katkılarından dolayı teşekkür ederek, iş hayatında başarılar diliyoruz.

Savaş Özmeriç

]]> http://www.erpuzmani.com/2009/11/15/kobilerde-erp/feed/ 0 http://www.erpuzmani.com/2009/10/01/erp-projesinin-baslangicinda-dikkat-edilmesi-gerekenler/ http://www.erpuzmani.com/2009/10/01/erp-projesinin-baslangicinda-dikkat-edilmesi-gerekenler/#comments Thu, 01 Oct 2009 19:45:31 +0000 EDİTÖR http://www.erpuzmani.com/?p=683 1-ERP Projesine yatırım yapmak için, öncelikle şirketlerin başındaki tüm yöneticilerin kurumsallaşma vizyonuna sahip olmaları gerekmektedir. İlk yapılacak çalışma şirket içi toplantılarla bu vizyonun oluşmasını sağlamaktır.
2-Kurumsallaşma sürecine henüz başlamamış olan firmalar, ERP sistemlerinin sihirli değnek gibi tek başına kurumsallaşmayı gerçekleştirebileceği yanılgısına düşerler, bu yaklaşım firmanın proje sonuçlandırma başarısını düşürmektedir. Öncelikli olarak firmalar ERP Projesine başlamadan iş akış ve yönetim süreçlerini gözden geçirerek kurumsallaşma çalışmalarını belli bir seviyeye getirmelidirler.
3-Firmalar çoğunlukla iş süreçlerinin artık içinden çıkılmaz hale geldiğinde, çalışmalar sürdürülemez noktaya ulaştığında ve bazı raporların hazırlanmasının uzun süreler alması durumunda yeni bir yapılanma arayışa giriyorlar. Bu noktada öncelikli olarak süreç iyileştirmesi yapılmalı sonra bir ERP projesine başlanılmalıdır. ERP Projesi işletmenin birimlerinden akan sistem verilerini tek noktada toplar ve bunları hızlı bir şekilde işler. Geriye ve ileri dönük saptamlar yapma imkanı doğurur. Kağıt üzerinde çalışmayan sistemleri teknolojik olarakta çalıştırmak mümkün değildir. İş akışları planlanmamış belirli bir sistem üzerinden çalışmayan işletme ERP projesinde başarıya ulaşamaz. Projenin yazılım ayağı sadece işin hamballık yükünü ortadan kaldırmaktadır, işin kötü tarafı iyi projelendirilmemiş yazılım işletmeye daha fazla hamballıkta yaptırabilir. Unutulmaması gereken hangi büyük görünen yazılım olursa olsun onu çalıştıracak ve sürdürecek olan işletmenin kendi şirket kültürü ve insan kaynağıdır.
4-İş süreçlerini gözden geçirmek ciddi bir iştir. Yaptığımız işleri veya iş yapış tarzlarımızı farklılaştırmak zahmetli süreçtir. İlk önce eski işleyişin fotoğrafı çekilmeli ve bu resim üzerinden imkanlar ölçüsünde müzakereler sonucu ideal olan işleyişe yaklaşılmaya çalışılmalıdır. İşletmenin iş yapış biçimleri değerlendirilirken tepeden inme, masa başı yaklaşımla değil; o işi uzun süredir yapan çalışanların fikirleri alınarak iyileştirme yapılmalıdır.
5-ERP projelerindeki en önemli etken şirket içi organizasyondur. Şirket, organizasyon bütünlüğü içinde çalışamıyorsa projenin sağlıklı işlemesi de düşünülemez. Yetki paylaşımları ve sorumluluklar iş akışını bozmayacak şekilde dağıtılmış olmalıdır.
6-Tüm kurumsal çalışmalarda olduğu gibi ERP proje çözümleri de kurumun bütününe yayılması gereken süreçlerdir ve iş yapma sistemini etkileyen uygulamalardır. Bu nedenle stratejik somut bir çalışma zeminine oturtulmuş, tüm kurumun sahiplendiği ve ölçülebilir gerçekler ışığında yürütülen ERP projelerinin çok daha hızlı, güvenli ve başarılı biçimde hayata geçirilmeleri mümkündür.
7-ERP Projesinde başarının sırrı tüm kaynakların dikkatli kullanılmasına; kalite, maliyet ve zamanın doğru yönetilmesine bağlıdır.
8-ERP projelerinde sorunlar yaşanmasının nedenlerinden biri de projenin planlanmasından hayata geçirilmesine dek süren zaman diliminin sistematik biçimde kurgulanmaması ve gerçekleştirilmemesidir. Çalışmaya başlamadan önce hazırlanacak iş planı tüm süreçlerin yaklaşık bitiş süreleri belirlenmelidir.

1-Türkiye’de teknoloji yatırımlarının dar bütçelerle ama titizlikle yapılması başarıyı olumlu yönde etkilemektedir. Ülkemizde var olan genç insan gücünün doğru değerlendirilmesi durumunda dünya piyasalarında bütün sektörlerde hatırı sayılır bir yer edineceğimiz kesindir.
2-Yeni dönemde iş zekası, stratejik işletme yönetimi hız kazanmakta ve web imkanlarından en üst düzeyede faydalanılmak istenmektedir. Üreticiler e-ticaret, B2B, B2C imkanları sayesinde pazara kendileri yön vermek, gerekirse sıcak satış yapmak ve ayrıca bayilerini, tedarikçilerini, müşterilerini kendi iç işleyişlerinin birer parçası haline getirmek istemektedirler.
3-Şirketler teknolojik olarak güncelliğini yitirmiş yazılımları, internet ve mobil çalışmayı destekleyen yeni projelerle değiştirmek istemektedir. 3G kullanımının yagınlaşması ticaretin daha fazla sanal ortama kaymasına neden olacaktır. 3G imkanları ERP Projelerinde yeni kolaylıklar sağlamaktadır. Yazılım şirketleri eskinin hantal yapıları ile zaman kaybetmek yerine yeni imkanlarla daha yaratıcı ve pratik çözümler üretmek zorundadırlar.
4-Şirketlerin bütünleşme eğilimi internet tabanlı uygulamalara talebi artırmıştır. Bu durum ERP ürünlerinde teknoloji değişimini hızlandırmakta ve ürünlerin eski alt yapılarını zorlamaktadır. Bu gelişmeler yazılım firması bünyesinde ciddi oranda yenilenmeyi de zorunlu kılmaktadır. Yeni teknolojiyi takip edemeyen yazılım şirketleri eski yapılarını uzun süre koruyamayacaklardır.
5-ERP ülkemizde kavram olarak anlaşılmaya çalışılmaktadır, kavram tam anlaşılmadan çok başarılı projeler yapılması ve ERP projelerinin Anadolu’ya yeterli düzeyde yayılması beklenemez. ERP kavramı işletmeler ve yazılım üreticileri tarafından sadece yazılım markası olarak algılanmaktadır, bir işletmenin kurumsallaşmasını bütün olarak düşünülmesi zorunludur, yazılım bu sürecin sadece bir ayağını oluşturmaktadır. Kurumsallaşma fikriyatı daha fazla gündem oluşturmalı ve şirketler bu konuda biliçlendirilmelidir. Fason mantığından kurtulan işletmeler kendi markalarını oluşturmak istemektedirler ve bu süreçte kurumsallaşmayı tetikleyecektir. Kurumsallaşma olmadan şirketin markası, marka olmadan da işletmenin kurumsallaşması düşünülemez.
6-ERP uygulamasını yapacak genç yetenekleri yetiştirmesi beklenen üniversiteler konu üzerinde kendilerinden beklenen çalışmayı yeterli seviyede yapmamaktadırlar. Özelikle mühendislik fakülteleri iş yönetim sistemlerinin kendileri için birinci öncelik olduğunu unutmamalı ve kendi projelerini ortaya koyabilmelidirler. Açık kaynak kod konusunda ticari kaygısı olamayan kamu kurumları ve özellikle üniversitelerin orjinal çalışmalara öncülük etmesi gerekmektedir. Pardus Projesi yeterli gayret sarfedildiğinde neler olabileceğinin en iyi göstergesidir.
7-Büyük işletmeler ERP kullanırken, orta ölçekli KOBİ’ler henüz yolun başındadır. Yolun başında olmak iyi araştırma, ön hazırlık ve doğru teknolojiye yatırım yapmakla fırsata çevrilebilir.
8-Kamu sektöründe uygulanan BT projeleri ülkemiz için bir fırsattır. Bu projeler yerli yazılım firmalarına teknoloji yenileme imkanı sunabilir. İzlediğimiz bazı e-devlet projelerinin bu işlevi gerçekleştirdiğini görmek sevindiricidir. Devlet yöneticilerimiz özellikle yerli oyuncuları bu anlamda daha fazla desteklemelidirler. Katma değeri yüksek olan yazılım sektörü ülkemiz için istihdam yönünden de ayrıca bir fırsattır. Genç girişimcilerimize yeterli eğitim ve destek verildiğinde çok düşük sermayelerle ülkemiz için büyük menfaatler elde edilmektedir. Bu anlamda Teknokent’ler konusunda daha fazla çalışma yapılmalıdır. Teknokent’lerin büyük bir kısmı yazılım şirketleri tarafından kullanılmaktadır, yapılması gereken bu şirketlerin piyasaya açılımları konusunda katkı sağlamak ve birlikte hareket etme imkanı verecek projeler sunmaktır. İç imkanlar yeterliyken yazılım almak adına yurt dışına çıkarılacak her kuruş bizce israftır.
9-İşletme yöneticilerinden ERP için ne yapmaları gerektiğinin farkında olanlar fikirlerini uygulama konusunda daha hızlı davranmalıdır. Ne yapacakları konusunda yeterli fikri olmayan yöneticilere ise kar amacı gütmeyen kurumlar hizmet götürmelidir. Sanayi Odaları, Ticaret Odaları, Organize Sanayi Bölge Müdürlükleri, İş Adamı Dernekleri aidat toplayan, sadece alt yapı sorunlarını çözen kurumlar olmak yerine; ülke gelişmişliğine yön veren, bünyelerinde bulundurdukları üyelerini çağın şartlarında zirvelere taşıma gayretinde olan sivil toplum örgütleri olmak zorundadırlar.
10-İnvasyon kelimesinin gündemde olduğu sürekli yenilenen ve ilerleyen dünyada, yerinde sayan işletmeler ile dinamik işletmeler arasındaki uçurum her geçen gün büyümektedir. İşletmeler arasında oluşan bu fark ancak doğru teknolojik yatırımlar sayesinde kapanacaktır.
11-Özellikle ülkemizde otomotiv, elektronik, gıda, dağıtım kanalları ve mağza zincirlerinde başta olmak üzere birçok sektörde yoğun olarak ERP Projeleri uygulanmaktadır. Zamanla sektör bazında özelleşen sorun çözen yazılım şirketleri ileride özellikle tercih edileceklerdir.
12-Önceleri firmalar yazılımı bütçelerine ek maliyet görürüken, şimdilerde ise en azından hangi yazılımlara ihtiyacı olduğunun farkındadırlar. İşletme yöneticilerinin firmalarına uygun teknolojik yatırımlar konusunda araştırmalar yapması ülkemiz için kazançtır.
13-Geçmiş yıllarda stok bulundurarak, enflasyon ve kur değişimlerini gözeterek kar elde ediyormuş gibi görünmek mümkünken, günümüzde ticaret hızının da artmasıyla stok yönetiminin doğru yapılması önem kazanmıştır. Kar marjları düşmüş, stok maliyeti firmaya kambur olmaya başlamıştır. Doğru yönetilemeyen işletmeler eski anlayışlarla bir süre sonra yönetilebilir olmaktan çıkarak ciddi sıkıntılar yaşayacaklardır. Bu zamanda depoda boşa yatan her kalem hammadde, yarı mamul, mamul işletme için finasman yönünden ciddi yüktür.
14-Yurtdışındaki şirketlerin küçük de olsa uzun geçmişi, güçlü finansal yapıları ERP projelerinin başarısını olumlu yönde etkilemektedir. Ülkemizde ise şirketlerin finansal yapıları zayıf, ömürleri de genelde kısadır, bu durum proje uygulamalarında problemler oluşturmaktadır.
15-Ülkelerin ve şehirlerin endüstriyel gelişmişliği şirket kültürleri ile paralellik gösterir. Başarı için bu durum özellikle dikkate alınmalıdır. En iyi çözüm ortak akıl ile ulaşılan çözümdür. Elimdeki anahtar her kapıyı açar diyenler kilitlerin farklı şekillerde üretildiğini bilmiyor demektir.
16-Endüstriyel olarak gelişmiş ülkelerde ERP uygulamaları, 1980′li yıllarda başlamış ve 1990′lı yıllarda önemli bir seviyeye gelmiştir, işletmeler şu an tekrar iyileştirme ve yeni proje süreçlerine başlamışlardır. Her gün yeni bir yaklaşım ve solukla eldeki teknolojik imkanlarla ne yapabiliriz sorusunun peşine düşenler, ARGE çalışmalarına yüksek oranda bütçe ayıranlar gelecekte de bir adım önde olacaklardır.
17-Ülkemizde üretim planlama ve kontrol işlevlerini ERP projesinde istenen seviyede uyarlayan firma çok azdır. Teorik ve pratik arasındaki fark uygulama başarısı açısından sınırlılıklar oluşturmaktadır. Bu konuda özel gayret gösteren işletmeler başarıya ulaşacaktır.

Özellikle Kırşehir’in çalışkan, ufku açık bilişim gönüllüsü Güray Galip Tekeli’nin [ www.ggtbilisim.com ] çalışmaları, küçük bir ilden Türkiye’nin ve Dünya’nın pek çok noktasına ulaşmanın yolunun bir kez daha bilişim teknolojileri olduğunu bizlere gösterdi. T-Fatura ödeme sistemini kuran Güray Bey, şimdiden İzmir’e kadar ulaşmış. Güçlü bir e-ticaret sitesi kurma çalışmalarıda hızla sürüyor. Biz de kendisine elimizden geldiği kadar piyasa oyuncuları hakkında bilgiler verdik. Birlikte yapabileceğimiz çalışmaları gözden geçirdik.

Mesela ETA, dünden bugüne muhasebe paketlerinin vazgeçilmezidir. Ve kendi çizgisini koruyarak belli bir hedef kitleye ulaşmıştır. Türkiye çapında güçlü bayi ağı kurmuştur.

Logo, Micro; ETA’dan bayrağı alarak muhasebe paketi olmanın ötesine geçmeye çalışmışlar. Zamanla belli bir seviyeye gelmişlerdir. Bayi ağı üzerinden iş yapmaya devam etmişlerdir.

Akınsoft; sektöre özel yazılım kültürünü getirmiş, cafeplus programıyla internet cafe programları arasında lider olmuş, sektörel yazılımlarla büyümüştür.

Netsis; Logo ve Micro yazılımlarının açtığı yolu genişletmiş. Reklam ve çözüm ortağı stratejisiyle yayılmıştır.

Uyumsoft, IAS,  Minerva, MBI… gibi firmaları ayrı bir klasmanda zikretmek gerekiyor. Proje bazlı çalışmalar yaptıkları için bu şirketlere ERP yazılımı üretiyor diyebiliriz.

Her klasman için örnekler çoğaltılabilir veya herkes kendini daha yukarılarda görebilir. Bazıları da biz o seviyede değiliz der mi, bu son cümle biraz zor. Aynası iştir kişinin lafa bakılmaz. Siz bir işletme olarak yazılım tercihi yapacaksanız önce neye ihtiyacınız olduğunu iyi anlayın. Bu konuyla ilgili bir ekip veya yetkili atayın. Danışmanlık  hizmeti almanız menfaatiniz icabıdır. İhtiyaca göre yazılım firmaları ile görüşün, onları yarıştırın. Özellikle referans incelemesi yapın ve kendi sektörünüzde referans varsa oradaki uygulamayı yerinde görmeyi deneyin. Nedense satış sürecindeki azim daha sonra kayboluyor. Firma bir daha hatır sormaya bile uğramıyor.

Bu işlerinde bir ligi var. Her yazılımın kendine göre bir hedef kitlesi, maliyeti var. Mesela  bin liralık yazılımın yapacağı iş ile 10 bin aynı değilse 50-100 bin liralık yazılımın uygulaması aynı olmayacaktır. Burada önemli olan doğru danışmanlıkla firmanın ihtiyacı olan yazılımı belirlemektir. Bazen 100 bin liralık yazılımla bin liralık yazılımın işini de yapamayabilirsiniz. İşin mutfağı apayrı bir mevzu. İyi bir terzi elinde, kumaş güzel bir elbiseye dönüşebilir; fakat iyi bir kumaş kötü terzi elinde berbat bir giyisi de olabilir. Yazılımın şirkette iyi çalışması için; yazılımın kapasitesi, firmanın kapasitesi ve danışmanların kapasitesi önemlidir.

Bu konulardan hem sitede hem de grupta belli ölçekte bahsettik. Bu konulara ilgi duyan arkadaşlara da eski yazıları incelemelerini tavsiye ederiz. O makalelerdeki bilgiler yeterli gelmezse sorularınızla katkı sağlarsanız konu daha da açılabilir. Bu konularda tecrübesi olan arkadaşlarında diyecekleri varsa yorum ekleyebilirler veya varsa makalelerini erp@erpuzmani.com mail adresine gönderebilirler.

Ah! tabi ki unuttum çok yoğunuz. Uzun süredir bir şirkette ERP yazılımları üzerine çalışan Endüstri Mühendisi arkadaş bizim grup ve sitedeki faaliyetlerimize buradan bir şey çıkmaz diyerek bize güzel! moral vermişti. Millet öğrenci modundan kurtulamadığı için işini gören gider, tarzında kelam da etmişti. O kendince haklı; fakat biz burada öncelik olarak çıkar amacı gütmüyoruz. Elbette ki beklentilerimiz var; fakat büyükler iyilik yap denize at demişler ve bir gün size geri döner. Güzel bir örnekle bu gayretlerimizin bize döndüğünü belirteyim; bulunduğum bölgenin büyük bir işletmesine ulaşmam gerkiyordu ve içeriye bizi ulaştıracak birilerini arıyordum, uzun süre önce seminer verdiğimiz bir öğrenci meğer okulu bitirip mühendis olarak orada işe başlamış. Güzelliğin peşinde koşanlar, faydalı işler yapanlar hem sektörlerini geliştirecek hem de kendileri kazançlı çıkacaklardır.

Bu alanda bilgi açığı çok ve yetişmiş insana ihtiyacımız her geçen gün biraz daha artıyor.

Ahlaklı ve kaliteli çalışma ortamı için birlikte çalışmaya devam edelim. Ortamımıza varlıklarıyla değer katan arkadaşları selamlıyorum.

Adalet ve güveni dünya nizamına yerleştirmiş geleneğin çocukları; Tanzanya’dan Papua Yeni Gine’ye, Burkina Faso’dan Küba’ya yeni pazarlara ulaşıyor. Ve sömürmek için değil, imar ve paylaşım için o ismini söylemekte zorlandığımız yerlerde varlar.

Dün bir iş adamı 20 kişi işe aldım dediğinde sevindim. Başka bir yönetici de bizde ki durgunluktan oluşan iş gücü fazlasını ihtiyacı olan başka işletmelere verdik dediğinde yine sevindik. Bir başka yönetici biz dünya liginde marka olacağız [ www.turquality.com (Bu cümleyi kuranlar, dünyanın devlet destekli ilk ve tek markalaşma programı sitesini incelemeli.)] ve bunun için ne gerekiyorsa yapıyoruz; “Bundan sonra yönetim babamdan gördüğüm gibi geleneksel değil grafiksel olacak.” dediğinde de mutluluk duydum.

Bu yoğun toplantılar sırasında üzüldüğümüz konular da oldu: Bürokrasinin engelleri; aybaşı maaşı çekmeye alışmış olan zevatın canla başla üretim yapmaya uğraşan, işsizliğe çare olan bu ülkenin gerçek kahramanlarına çektirdiği çile vb… İhracat yapacak ülkeye girdi sağlayacak firmalara çıkarılan zorlukları fıkra gibi dinliyoruz. Bu ülke ne yapmaya çalışıyor, bu engelleri çıkaranlar hangi akla hizmet ediyor, kimden maaş alıyor diye düşünmeden edemiyor insan.

 Konya 2-3 Organize Sanayi Bölgesinde 2008 verilerine göre 300 işletme arasında çalışan sayısı 75 ve üzerinde olan 56 şirketi değerlendirdiğimizde:

 *İhracat rakamı açıklanmamış işletmeler ortalamaya alınmamıştır.

 Araştırma sonuçlarına göre çalışan sayısı artıkça kurumsallaşma arayışlarının yükseldiği, erp yazılımı kullanma oranın artığı gözlenmektedir. Çalışan sayısı ile kurumsallaşma çabaları doğru orantılı yükselmektedir. İhracatın etkisi değerlendirildiğinde tek başına belirleyici olmadığı görülmektedir; fakat özellikle Avrupa yönüne ihracat yapan firmaların iyileştirme gayretlerinin fazlalaştığı ve çalışan sayısı fazla olan işletmelerden ihracat oranı da yüksek olanların invasyon gayretlerinin yükseldiği gözlenmektedir.

 ERPUZMANI.com sitesi olarak araştırmalarımız devam etmektedir, sponsorlar tarafından desteklendiğimizde ekibimizi güçlendirerek daha net bulgulara ulaşacağımızı düşünüyoruz. Elde ettiğimiz bulgular sanayi kuruluşlarını ve onlara yönelik çalışma yapan firmaların işlerini kolaylaştıracaktır. Özellikle Kurumsal yazılım üreten firmalar hedeflerine daha kolay ulaşacaklardır. Sitemizin nitelikli üyelerinin (Çoğunluğu Endüstri Mühendisi) katkılarıyla araştırmalarımızı tüm ülkeye yayma gayretindeyiz. Gruba üye olmak için: http://groups.google.com/group/erpuzmani

Bu bulgular eşliğinde ERP yazılım sistemleri pazar hedeflerini oluşturabiliriz. Daha detaylı bilgi için erp@erpuzmani.com adresine başvuruda bulunabilirsiniz.

Gelecek makalemizde iki araştırma üzerinden hareketle Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımlarının problemlerini değerlendireceğiz. Hedefimiz daralan piyasada hangi yaklaşımlarla yeni çıkış kapıları bulabiliriz bunu ortaya koyabilmek. Özellikle Anadolu sanayicisinin görüş açısının arka derinliklerine inmeye çalışacağız. İstanbul (Kocaeli-Çorlu Sanayi Bölgesi), İzmir, Bursa ayrı tutulduğunda kurumsal şirket sayısının iki elin parmaklarını geçemeyeceği düşünülürse Anadolu’da ki ERP çalışmalarının önemi daha çok artmaktadır. Ayrıca İran, Suriye, Irak gibi komşu ülkeler hatta Orta Asya, Ortadoğu, Afrika Anadolu’da oluşacak ERP tecrübesinin yeni açılım alanları olacaktır.

Başlangıç noktamız doğu aklı ile batı zekası arasındaki farkı anlamak olmalı. Her konuda olduğu gibi erp çözümlerinde de kopyala-yapıştır mantığı geri tepecektir ve yarım kalmış bir çok projede bu mantık yaklaşımının hataları göze çarpmaktadır. Doğu iş geleneği iyi anlaşılırsa batı tecrübesi ile harmanlanarak daha yüksek seviyede bir iş yönetim sistemi elde edilir.

Yeni araştırmalar yapmak gerekiyor. Birebir görüşmelerle geniş çaplı sanayinin nabzını tutacak araştırmalara ihtiyacımız var, bu konuyla ilgilenen firmalar destek olursa daha kapsamlı ve hizmet sektörüne özellikle de bilişim alanına faydalı sonuçlar çıkacaktır. Bu bilgiler ışığında sanayinin ihtiyaç duyduğu yazılım modeline de ulaşmış olacağız.

İlk meslek yaşamına üretim planlama deneyimi ile başlayan biri olarak üretimin içinden geliyorum ve uygulamalarımda üretim geçmişim her zaman yol göstericim oldu. Özellikle ERP uygulamalarının en zor kısmı MRP, MRP2 bölümleridir.

Problemleri 3 başlık altında toplayabiliriz.

1-Firmalardan kaynaklanan sebepler.
2-Danışmanlardan kaynaklanan sebepler.
3-İş yönetim yazılımlarından kaynaklanan sebepler.